Asiakirjojen julkisuus ja salassapito

• Tarjouspyyntö on julkinen kun se on allekirjoitettu.

• Päätös tulee julkiseksi kun se on allekirjoitettu tai lautakunnan kokouspöytäkirja on tarkastettu

• Vertailuasiakirja tulee julkiseksi kun sopimus on tehty sen voi kuitenkin antaa jo aiemmin julki. Vertailu olisi hyvä lähettää päätöksen mukana.

Ennen hankintapäätöksen tekoa hankinta-asiakirjat ovat ei-julkisia. Näin ollen siihen hankintapäätöksen tekevän toimielimen kokouksen erityslistaan, joka julkistetaan ennen kokousta, ei tule kirjata esittelijän ehdotusta, josta käy ilmi saapuneiden tarjousten sisällöt. Esittelijän ehdotus voidaan toimittaa toimielimen jäsenille esimerkiksi esityslistan erillisenä ei-julkisena liitteenä.

Mahdolliset tarjoajan liikesalaisuudet on hyvä pyytää erilliseen liitteeseen pois tarjouskirjeestä. Päätöksenteon  jälkeen hintatiedot ovat aina julkisia.