Hankintapalveluiden henkilötietojen käsittely
- Keneen voin ottaa yhteyttä?
Vastuutaho on kaupunginhallitus.
Ensiyhteys: kirjaamo@kaarina.fi
Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@kaarina.fi
- Keiden henkilötietoja käsitellään?
Yritysten yhteyshenkilöiden, palveluntuottajien henkilöstön ja referenssiasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja.
- Mitä tietoja käsitellään?
Nimi ja yhteystiedot, tehtävänimike.
CV:n sisältämät tiedot mm. koulutuksesta ja työkokemuksesta sekä mahdollinen valokuva ja henkilötunnus
- Miksi käsittelemme henkilötietoja?
Henkilötietoja tarvitaan hankintojen kilpailuttamiseen sekä sopimusten hallintaan.
Palvelutuottajan henkilöstön CV pyydetään kilpailutuksen niin vaatiessa.
- Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c-kohta:
- Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e-kohta:
- Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
- Arkistolaki (831/1994)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Hallintolaki (434/2003)
- Kuntalaki (410/2015)
- Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016)
- Mistä tiedot saadaan?
Sopimusosapuolilta sekä kilpailutukseen osallistuvilta yrityksiltä.
CV:n mahdollisesti sisältämät valokuva ja henkilötunnus ovat vapaaehtoisesti luovutettuja.
- Miten pitkään tietoja säilytetään?
Sopimuksia ja niiden sisältämiä tietoja säilytetään 10 vuotta sopimuksen voimassaoloajan päättymisestä.
Hankintojen kilpailutukseen liittyviä tietoja säilytetään 10 vuotta hankintapäätöksen tekemisestä.
- Kenelle tietoja luovutetaan?
Henkilötietoja ei luovuteta kaupungin ulkopuolisille tahoille. Tarjouksissa esiintyvät nimitiedot ovat nähtävillä pyydettäessä. Rakentamisen sopimusten kilpailutukseen osallistuneiden henkilöiden nimi ja koulutukseen liittyvät tiedot ovat nähtävillä pyydettäessä, mutta niitä ei luovuteta ulkopuolisille.
- Luovutetaanko tietoja EU-alueen ulkopuolelle?
Ei luovuteta.
- Poikkeukset rekisteröityjen oikeuksille
Koska käsittelyn perustana on lakisääteinen velvoite, rekisteröidyllä ei lähtökohtaisesti ole oikeutta tulla unohdetuksi eikä oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.